Le guide des prestataires.

Depuis le 12 août 2026, cinq primes de fonctionnement sont suspendues jusqu’à fin 2026 : consultance, formation externe, cession-reprise, recrutement, coworking. Les primes à l’investissement sont maintenues, dont la digitalisation, le lancement et la coopérative d’emploi.

Les demandes introduites avant le 12 août 2026 restent instruites et payées normalement.

L’arrêté ministériel précise que la mesure est limitée à l’exercice budgétaire 2026 et ne préjuge pas du régime applicable au 1er janvier 2027. Autrement dit : la digitalisation passe encore aujourd’hui, mais le régime 2027 est inconnu. Deux conséquences commerciales :

• ne jamais vendre une mission « prime garantie » ;
• vérifier les conditions en vigueur et préparer les pièces avant le démarrage de la mission.

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1.1 Secteurs : vérifier le code exact (annexe 1)

Vérifiez le code NACE de l’activité concernée dans la liste officielle des secteurs admis. Le nom général du secteur ne suffit pas : des exclusions et des exceptions, notamment pour certaines activités de starters, dépendent du code exact.

La liste utilise la nomenclature NACE-BEL 2008. Consultez aussi le tableau officiel de conversion vers NACE-BEL 2025 depuis la page de la prime.

Le client est une ASBL ? La forme associative ne détermine pas, à elle seule, le code NACE ni l’accès à la prime. BEE indique que certaines ASBL et AISBL peuvent bénéficier d’aides dans des cas particuliers. Vérifiez l’activité concernée avec l’outil officiel, puis faites confirmer la situation du client pour cette prime par BEE.

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Trois catégories dans le formulaire, et rien d’autre :

1. Digitalisation des processus internes du bénéficiaire, de ses moyens de production, ou de ses produits et services
2. Sécurisation informatique du bénéficiaire
3. Réalisation ou amélioration technique du site internet du bénéficiaire

Le mot technique de la case 3 est important. Le développement et l’amélioration technique sont visés, pas le contenu éditorial, pas le graphisme seul, pas l’achat média, pas la gestion de campagnes.

Article 8, charte du numérique responsable (annexe 3). Le bénéficiaire s’engage à respecter ces principes. L’annexe vise notamment le cycle de vie complet des équipements et logiciels, l’allongement de leur durée de vie, la conception responsable, l’accessibilité y compris pour les personnes en situation de handicap, la limitation de la collecte de données aux seules données utiles (conformité RGPD), les dispositifs d’éthique algorithmique notamment au regard de l’intelligence artificielle, et la transparence sur les impacts.

Sur des missions IA, ce dernier point est un angle de rédaction à exploiter dans la description. Montrer que la solution limite la collecte de données et intègre une gouvernance algorithmique renforce le dossier au lieu de le fragiliser.

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Article 9 : seules sont admises les missions ayant un caractère exceptionnel, visant à résoudre un problème ponctuel.

Article 10, sont exclues les missions qui :

1. constituent une activité permanente ou récurrente du bénéficiaire ;
2. sont en rapport avec les dépenses de fonctionnement normales du bénéficiaire ;
3. sont réalisées de manière régulière en sous-traitance ;
4. portent sur un problème pour lequel l’entreprise dispose des compétences suffisantes en son sein ;
5. durent plus de six mois.

Traduction en langage client

Le test à poser au client : « Quel problème précis résous-tu, et qu’est-ce qui est terminé à la fin ? » Si la réponse n’a pas de fin, ce n’est pas une mission subventionnable.

Le piège du point 4 : si le client a un développeur en interne, une mission de développement est difficile à justifier. La bonne approche est de cibler la compétence qui manque vraiment (architecture IA, sécurité, automatisation) et de le dire dans la description.

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Le consultant ou chef de projet doit :

• être spécialisé dans le domaine concerné ;
• exercer ses activités de consultance depuis deux ans au moins ;
• faire preuve d’une compétence suffisamment notoire, étayée sur la base d’une liste de références et d’une expérience pratique ;
• être indépendant du bénéficiaire.

BEE peut faire appel à un expert extérieur pour juger de la qualité du consultant choisi. Dans ce cas, le délai de décision est prolongé d’un mois (art. 19).

L’entreprise prestataire doit :

• ne pas avoir déjà fourni au bénéficiaire, au cours des deux dernières années, deux missions de consultance externe ayant donné lieu à une aide au titre de cet arrêté (consultance, transition économique, digitalisation, ou coûts externes de labellisation) ;
• facturer directement au bénéficiaire ;
• avoir la prestation des services de consultance concernés parmi ses activités principales.

Dérogations coopérative d’emploi, si le consultant est une personne physique active en coopérative d’emploi : la coopérative peut avoir déjà presté pour ce bénéficiaire ; c’est le consultant lui-même qui est alors soumis à la limite ; la coopérative facture directement ; et elle peut ne pas avoir la consultance parmi ses activités principales.

Quatre points à surveiller pour votre propre structure

Les deux ans d’activité de consultance. C’est le consultant qui est visé, pas nécessairement la société. Si la société est récente, le CV doit démontrer l’antériorité de l’activité de conseil. C’est exactement ce que sert le « CV détaillé mentionnant des missions similaires » demandé en annexe.

La consultance parmi les activités principales. Les services de consultance concernés doivent faire partie des activités principales de l’entreprise prestataire. Vérifiez les activités réellement exercées et les codes NACE-BEL 2025 correspondants avec votre guichet d’entreprise. L’ajout d’un code, à lui seul, ne démontre ni l’activité réelle, ni la spécialisation, ni l’expérience requise.

La règle des deux missions sur deux ans. Un même client ne peut pas bénéficier indéfiniment de primes par votre intermédiaire. Tenez un tableau : client, date de décision d’octroi, type d’aide.

L’indépendance. Pas de participation croisée, pas de lien de contrôle avec le client.

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La question que tout le monde se pose

« Trois mois après la notification » est une date limite, pas un délai d’attente. La fenêtre de démarrage s’ouvre le lendemain du dépôt de la demande et se ferme trois mois après la notification d’octroi.

Donc oui, le client peut démarrer avant d’avoir la décision. Rien dans l’arrêté ne l’interdit : l’article 16 exige seulement que la demande soit réceptionnée au plus tard la veille du début.

Commencer avant la décision comporte un risque financier : le dépôt ne garantit pas l’octroi. En cas de refus, le client assume le coût de la mission. À poser explicitement au client, par écrit :

• Option prudente : on signe, on dépose, on attend la notification d’octroi avant de commencer. Le paiement reste soumis au respect des conditions, à la réalisation de la mission et à la remise des justificatifs.
• Option rapide : on dépose, on démarre le lendemain, le client assume le risque de refus.

Justificatifs : prévoyez 12 mois. BEE et MonBEE demandent de recevoir la demande de liquidation et les pièces indiquées dans la décision au plus tard 12 mois après la notification d’octroi. Ce délai ne commence pas à la fin de la mission. Vérifiez la date limite de votre décision.

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Base : 25 % des dépenses éligibles, hors TVA et hors impôts (art. 1er).

Majorations cumulables, plafonnées à 70 % :

Plafonds digitalisation :

• 10 000 € maximum par bénéficiaire et par année civile (art. 11, §2, 3°)
• 2 missions maximum par bénéficiaire et par année civile (art. 11, §1er, 2°)
• 500 € d’intervention minimum par demande (art. 15)

Article 11, §3 : le nombre de missions et le montant maximum sont calculés sur la base des décisions notifiées, et le formulaire ajoute qu’ils ne sont pas recalculés en cas de non-réalisation de l’action subventionnée. Un dossier octroyé puis abandonné consomme donc le quota de l’année.

Ce que ça donne en pratique

Le calcul utile pour dimensionner la mission : le plafond de 10 000 € est atteint à 40 000 € de mission au taux de base, à 20 000 € à 50 %, et à environ 14 300 € à 70 %. Au-delà, chaque euro supplémentaire est à charge du client. Deux missions distinctes sur l’année ne changent rien au plafond annuel de 10 000 €.

Exemplarité : l’arrêté du 6 juillet 2023 sur l’exemplarité sociale et environnementale s’applique. Le « Guide Exemplarité » de BEE dit si le client peut cocher, et la preuve doit être jointe. Si le client a plusieurs unités d’établissement en Région, la reconnaissance doit valoir soit au niveau de l’entreprise, soit pour chacune des unités bruxelloises.

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Accès : mybee.brussels, puis choisissez la prime Digitalisation. Le formulaire se sauvegarde automatiquement et peut être repris plus tard.

Sauvegarder ne signifie pas déposer. Terminez les quatre étapes de MonBEE : compléter, vérifier, signer et envoyer. Conservez ensuite l’avis de réception automatique. Si un tiers intervient, prévoyez le mandat adapté ; le compte MonBEE et la signature itsme sont personnels et ne se partagent pas.

Partie 1, l’entreprise bénéficiaire

1.1 Type (personne physique ou morale), dénomination, forme juridique, numéro d’entreprise, date de constitution et d’inscription BCE (c’est elle qui détermine le statut starter), e-mail, site, coordonnées bancaires. Compte étranger : oui ou non.

1.2 Siège social, puis sélection de l’unité d’établissement éligible pour laquelle la prime est demandée. Point sensible si le client a plusieurs UE : celle qui est sélectionnée doit être bruxelloise et cohérente avec la mission.

1.3 Distinguez la personne de contact de la personne légalement habilitée à engager l’entreprise. Un mandat est nécessaire si un tiers introduit et suit la demande pour le compte de cette dernière. Le simple fait d’avoir une autre personne de contact ne suffit pas à conclure qu’un mandat est requis.

1.4 Codes NACE TVA et description des activités. C’est ici que se joue l’éligibilité sectorielle : la description doit correspondre au code, et le code doit être admis.

Partie 2, la prime demandée

2.1 Choix de l’un des trois objets, description de l’action, date de début, date de fin, coût HTVA.

Le formulaire précise que seules ces deux dates seront prises en considération dans la décision. Elles doivent être cohérentes avec le calendrier de la section 5 et avec l’offre jointe. Une offre détaillée et ventilée poste par poste doit être jointe : pas de forfait global sans détail.

2.2 Le prestataire : nom, numéro d’entreprise, site web (obligatoire), nom du consultant ou chef de projet, téléphone, e-mail. Deux questions binaires : indépendance vis-à-vis du prestataire, et coopérative d’emploi ou non. CV détaillé à joindre.

2.3 Majorations : exemplarité sociale, exemplarité environnementale, starter.

Partie 3, documents et points d’attention

Rappel des délais et plafonds, et étapes du traitement.

Partie 4, communication

« Comment avez-vous connu la prime ? », avec liste déroulante et champ « Autre ». Simple statistique pour l’administration, sans effet sur la décision.

Partie 5, déclarations

5.1 De minimis. Une seule case à cocher : aucune aide de minimis sur trois ans, ou la liste des aides reçues. Le plafond de 300 000 € s’apprécie sur trois années glissantes au niveau de l’entreprise unique, au sens de l’article 2, paragraphe 2, du règlement (UE) 2023/2831 : il faut tenir compte des entreprises réunies par les liens de contrôle prévus par ce texte. Ne confondez pas cette notion avec les catégories d’entreprises partenaires et liées utilisées pour déterminer la taille d’une PME. Erreur fréquente : oublier les aides reçues par une société sœur.

5.2 Déclarations sur l’honneur. Notamment :

• autorisation de toute enquête et expertise ;
• les dépenses ne font et ne feront l’objet d’aucune autre aide de la Région (pas de cumul régional sur les mêmes postes) ;
• obligation d’avertir immédiatement en cas de cession, cessation ou départ de la Région ;
• engagement, sous peine de remboursement, de maintenir une unité d’établissement et une activité économique en Région de Bruxelles-Capitale pendant trois ans à compter de l’octroi (art. 9, §1er de l’ordonnance du 13 octobre 2023) ;
• sincérité et exhaustivité des renseignements.

La clause des trois ans est celle que les clients découvrent trop tard. À mentionner en amont : une PME qui envisage de déménager en Flandre ou en Wallonie dans les deux ans doit le savoir avant de signer.

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Certaines pièces ne sont requises que dans les situations correspondantes : mandat si un tiers introduit la demande, extrait du registre pour un prestataire étranger, preuves d’exemplarité si le client demande ces majorations.

Tout est en PDF. Préparez une fois pour toutes votre CV au format BEE et un modèle d’offre ventilée : ce sont les deux pièces que vous joindrez à chaque dossier.

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• Le bénéficiaire transmet la demande de liquidation et les pièces indiquées dans sa décision via MonBEE, au plus tard 12 mois après la notification d’octroi, selon BEE et MonBEE.
• Si BEE n’a rien reçu, un courrier de rappel est envoyé au plus tard un mois avant l’expiration du délai (art. 21).
• La prime est liquidée en une seule tranche, après une déclaration de créance à compléter.
• La prime fait partie des revenus imposables de l’entreprise et doit figurer dans la déclaration fiscale.
• Obligations et contrôles post-octroi : voir la page « Obligations et contrôles » de BEE.

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• PME avec siège d’exploitation bruxellois, unité d’établissement identifiée
• Code NACE vérifié dans l’annexe 1, via le tableau de conversion 2008 vers 2025
• Comptes annuels déposés ; plafond de minimis vérifié pour l’entreprise unique au sens du règlement (UE) 2023/2831, sur trois années glissantes
• Mission rattachable à l’un des trois objets de l’article 7
• Caractère exceptionnel et ponctuel démontrable dans la description
• Pas de compétence interne équivalente chez le client
• Durée de 6 mois consécutifs maximum, dates de début et de fin cohérentes avec l’offre
• Moins de 2 missions subsidiées pour ce client au cours des 2 dernières années avec vous
• Moins de 2 missions digitalisation pour ce client sur l’année civile, plafond de 10 000 € non atteint
• Intervention estimée d’au moins 500 €
• Offre ventilée poste par poste, valide à la date du dépôt
• CV démontrant spécialisation, 2 ans d’activité et missions similaires
• Consultance parmi vos activités principales (codes NACE)
• Mandat signé si vous déposez à la place du client
• Client informé : engagement de maintien en Région pendant 3 ans, prime imposable, aucun cumul régional sur les mêmes postes
• Choix arbitré et écrit : démarrage avant ou après la notification
• Demande réceptionnée par BEE au plus tard la veille du début, accusé de réception conservé

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Ce guide explique les règles générales. Pour une situation particulière, demandez une confirmation écrite à BEE (02 800 34 00 ou formulaire de contact).

1. Consultant en coopérative d’emploi : le formulaire MonBEE et l’article 12 ne formulent pas de la même façon la limite des missions antérieures du consultant. Faites confirmer ce cas avant de promettre l’éligibilité à un client.
2. Échéance différente dans une décision : préparez les justificatifs sur la base des 12 mois affichés par BEE et MonBEE et faites clarifier toute date contradictoire.

Vérifiez les règles applicables si la demande est introduite en 2027.

• Conditions et procédure de la prime
• Secteurs admis, PDF officiel
• Arrêté du 22 février 2024, version consolidée
• Outil officiel : à quelles aides avez-vous droit ?